als Anlage zur Satzung des Vereins (§16)

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Einhaltung des Datenschutzes im Umgang mit diesen Daten obliegt dem Vorstand und wird durch diesen überprüft.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds (gemäß Art. 13 Abs.1 und Abs. 2 DS-GVO). Dies geschieht in schriftlicher Form durch entsprechende Angaben im Mitgliedsantrag. Bei einer online durchgeführten Beantragung der Mitgliedschaft wird auf die Datenschutzerklärung, sowie auf die Datenschutzordnung auf der Homepage des Vereins verwiesen und verlinkt.

Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag, bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder nach Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO erforderlich sind.

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten, sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.

Beitritt zum Verein

Beim Beitritt zum Verein werden folgende personenbezogene Daten aufgenommen:

- Vor- und Zuname
- Geschlecht
- Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ und Wohnort)
- Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Geburtsdatum
- Bankverbindung
- ggf. Art der benötigten und/oder angebotenen Hilfeleistungen

Jedem Mitglied wird eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Dieses wird durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unberechtigten Zugriffen Dritter geschützt. Näheres dazu wird in einem Datensicherheitsplan geregelt.

1) Wofür werden die personenbezogenen Daten verarbeitet
Sie werden für die Begründung eines Mitgliedschaftsverhältnisses, für den Beitrags-einzug, für die Vermittlung von Hilfsleistungen, für Einladungen und Organisation von Aktionen und Festen benötigt. Dazu werden die Daten erfasst und digital gespeichert.

Weitergabe von Daten an Dritte
Diese findet nur in folgenden Ausnahmen statt:an ein Bankinstitut zum Zwecke des Beitragseinzugs per Lastschrift an eine Versicherung im Falle einer Schadensregulierungan die Gemeindeverwaltung Bisingen zum Zwecke der Vereinsförderung

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und die Geschäftsstellenmitarbeiter ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliedsdaten erfordert.

Eine Ausnahme von dieser Regel gibt es nur in folgendem Fall:

Austritt aus dem Verein, Recht auf Löschung

Die Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft (durch Austritt oder Tod) werden die personenbezogenen Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen, bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein archiviert. Danach werden diese Daten gelöscht.

Informationspflicht bei der Datenerhebung

Hier wird nach Art. 13 DS-GVO und Art. 14 DS-GVO der betroffenen Person folgendes zur Kenntnis gebracht:

1) Namen und Kontaktdaten der Verantwortlichen und ihre Funktionen im Verein. Es sind dies::

Weitere Personen welche die Berechtigung zum Umgang mit den Daten haben, sind die beiden weiteren Vorstände und die Geschäftsstellenmitarbeiter. Ihre Funktionen und Zugriffsrechte sind im Geschäftsverteilungsplan, welcher Bestandteil der Satzung ist, geregelt. 

2) Wofür werden die personenbezogenen Daten verarbeitet:

Sie werden für die Begründung eines Mitgliedschaftsverhältnisses, für den Beitrags-einzug, für die Vermittlung von Hilfsleistungen, für Einladungen und Organisation von Aktionen und Festen benötigt. Dazu werden die Daten erfasst und digital gespeichert.

3) Weitergabe von Daten an Dritte:

Diese findet nur in folgenden Ausnahmen statt:an ein Bankinstitut zum Zwecke des Beitragseinzugs per Lastschrift an eine Versicherung im Falle einer Schadensregulierungan die Gemeindeverwaltung Bisingen zum Zwecke der Vereinsförderung

4) Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder:

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und die Geschäftsstellenmitarbeiter ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliedsdaten erfordert.

Eine Ausnahme von dieser Regel gibt es nur in folgendem Fall: 

Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), kann der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung stellen. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

Behandlung der Daten von Nichtmitgliedern

(z. B. von Sponsoren)

Informationen über Nichtmitglieder werden vom Verein intern nur erhoben und gespeichert, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Die Rechte betroffener Personen nach DS-GVO

- das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO
- das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO
- das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO
- das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO
- das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird

Hinweis auf Beschwerderecht

bei der Aufsichtsbehörde.

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden eines Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.
Die Beschwerde kann online unter https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/kontakt/eingereicht werden.

(Ende der Datenschutzordnung)  

Stand: 11/2018